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Allgemein

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Gesetzliche Regelungen zu den Aufbewahrungsfristen für Ihre Archivbestände

Die Bestimmungen in Art. 957ff. des Schweizerischen Obligationenrechts (OR) befassen sich mit der kaufmännischen Buchführung und Rechnungslegung und enthalten unter anderem Vorschriften über die Aufbewahrung von Geschäftsbüchern, Buchungsbelegen, Geschäftsbericht und Revisionsbericht (Art. 958f OR). Die Dauer, während der die betreffenden Dokumente aufbewahrt werden müssen, wird auf 10 Jahre festgelegt (Art. 958f Abs. 1 OR). Die betreffende Bestimmung lautet wie folgt:

Art. 958f OR
Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher

  1. Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sowie der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind während zehn Jahren aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres.
  2. Der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren.
  3. Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege können auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, soweit dadurch die Übereinstimmung mit den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen und Sachverhalten gewährleistet ist und wenn sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können.
  4. Der Bundesrat erlässt die Vorschriften über die zu führenden Geschäftsbücher, die Grundsätze zu deren Führung und Aufbewahrung sowie über die verwendbaren Informationsträger.

Diese (handelsrechtlichen) Aufbewahrungsvorschriften stellen die Grundnormen des Aufbewahrungsrechts in der Schweiz dar und kommen auch in anderen Rechtsgebieten bei der Erfüllung der Aufbewahrungspflichten zur Anwendung (z.B. im Steuerrecht).

Die Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten des Artikels 958f OR sind in der Verordnung über die Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher (Geschäftsbücherverordnung, GeBüV, SR 221.431) konkretisiert worden. Die Verordnung führt näher aus, welche Bücher zu führen sind, welche Grundsätze bei der Führung und insbesondere auch bei der Aufbewahrung der Geschäftsbücher beachtet werden müssen und welche Informationsträger zur Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen zulässig sind. Die Grundsätze der ordnungsgemässen Aufbewahrung der Geschäftsbücher finden sich in den Art. 5 ff. der GeBüV, welche wie folgt lauten:

Art. 5 GeBüV
Allgemeine Sorgfaltspflicht

Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege sind sorgfältig, geordnet und vor schädlichen Einwirkungen geschützt aufzubewahren.

Art. 6 GeBüV
Verfügbarkeit

  1. Die Geschäftsbücher und die Buchungsbelege müssen so aufbewahrt werden, dass sie bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist von einer berechtigten Person innert angemessener Frist eingesehen und geprüft werden können.
  2. Soweit es für die Einsicht und die Prüfung erforderlich ist, sind das entsprechende Personal sowie die Geräte oder Hilfsmittel verfügbar zu halten.
  3. Im Rahmen des Einsichtsrechts muss die Möglichkeit bestehen, die Geschäftsbücher auf Begehren einer berechtigten Person auch ohne Hilfsmittel lesbar zu machen.


Art. 7 GeBüV
Organisation

  1. Archivierte Informationen sind von aktuellen Informationen zu trennen bzw. so zu kennzeichnen, dass eine Unterscheidung möglich ist. Die Verantwortung für die archivierten Informationen ist klar zu regeln und zu dokumentieren.
  2. Auf archivierte Daten muss innert nützlicher Frist zugegriffen werden können.


Art. 8 GeBüV
Archiv

Die Informationen sind systematisch zu inventarisieren und vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Zugriffe und Zutritte sind aufzuzeichnen. Diese Aufzeichnungen unterliegen derselben Aufbewahrungspflicht wie die Datenträger.

Betreffend die elektronischen Archivierung lässt sich grundsätzlich sagen, dass diese sich am einfachsten gestaltet bei sog. „unveränderbaren Informationsträgern“ (z.B. WORM, CD-R oder DVD-R). Findet eine Archivierung auf einem sog. „veränderbaren Informationsträger“ (z.B. Magnetbänder, CDRW, DVD-RW, Festplatten, Clouds) statt, müssen zusätzliche Voraussetzungen erfüllt werden. Diese Grundsätze finden sich in Art. 9 f. GeBüV:

Art. 9 GeBüV
Zulässige Informationsträger

  1. Zur Aufbewahrung von Unterlagen sind zulässig:
    • unveränderbare Informationsträger, namentlich Papier, Bildträger und unveränderbare Datenträger;
    • veränderbare Informationsträger, wenn:
      1. technische Verfahren zur Anwendung kommen, welche die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleisten (z.B. digitale Signaturverfahren),
      2. der Zeitpunkt der Speicherung der Informationen unverfälschbar nachweisbar ist (z. B-. durch «Zeitstempel»),
      3. die zum Zeitpunkt der Speicherung bestehenden weiteren Vorschriften über den Einsatz der betreffenden technischen Verfahren eingehalten werden, und
      4. die Abläufe und Verfahren zu deren Einsatz festgelegt und dokumentiert sowie die entsprechenden Hilfsinformationen (wie Protokolle und Log files) ebenfalls aufbewahrt werden.
  2. Informationsträger gelten als veränderbar, wenn die auf ihnen gespeicherten Informationen geändert oder gelöscht werden können, ohne dass die Änderung oder Löschung auf dem Datenträger nachweisbar ist (wie Magnetbänder, magnetische oder magnetooptische Disketten, Fest- oder Wechselplatten, solid-state-Speicher).

Art. 10 GeBüV
Überprüfung und Datenmigration

  1. Die Informationsträger sind regelmässig auf ihre Integrität und Lesbarkeit zu prüfen.
  2. Die Daten können in andere Formate oder auf andere Informationsträger übertragen werden (Datenmigration), wenn sichergestellt wird, dass:
    • die Vollständigkeit und die Richtigkeit der Informationen gewährleistet bleiben; und
    • die Verfügbarkeit und die Lesbarkeit den gesetzlichen Anforderungen weiterhin genügen.
  3. Die Übertragung von Daten von einem Informationsträger auf einen anderen ist zu protokollieren. Das Protokoll ist zusammen mit den Informationen aufzubewahren.

Aufgrund der am 1. Juli 2015 für die AG, die GmbH und die Genossenschaft in Kraft getretenen neuen Transparenzvorschriften müssen nun auch Belege, die einer Eintragung im Aktien- bzw. Stammanteilsbuch bzw. Verzeichnis der Genossenschafter oder einer Meldung nach Art. 697i/790a OR (Meldung des Erwerbs von Inhaberaktien/Stammanteilen) oder Art. 697j/790a OR (Meldung der an Aktien/Stammanteilen wirtschaftlich berechtigten Person) zugrunde liegen, noch während zehn Jahren nach der Streichung dieser Person aus dem Aktien- bzw. Stammanteilsbuch bzw. Verzeichnis der Genossenschafter oder dem Verzeichnis nach Art. 697l OR aufbewahrt werden. Die betreffenden Bestimmungen lauten wie folgt:

Art. 686 OR
4. Aktienbuch

  1. Die Gesellschaft führt über die Namenaktien ein Aktienbuch, in welches die Eigentümer und Nutzniesser mit Namen und Adresse eingetragen werden. Sie muss es so führen, dass in der Schweiz jederzeit darauf zugegriffen werden kann.
  2. Die Eintragung in das Aktienbuch setzt einen Ausweis über den Erwerb der Aktie zu Eigentum oder die Begründung einer Nutzniessung voraus.
  3. Die Gesellschaft muss die Eintragung auf dem Aktientitel bescheinigen.
  4. Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt als Aktionär oder als Nutzniesser, wer im Aktienbuch eingetragen ist.
  5. Die Belege, die einer Eintragung zugrunde liegen, müssen während zehn Jahren nach der Streichung des Eigentümers oder Nutzniessers aus dem Aktienbuch aufbewahrt werden.

Vgl. in diesem Zusammenhang Art. 790 OR für die GmbH und Art. 837 OR für die Genossenschaft.

Art. 697l OR
IV. Verzeichnis

  1. Die Gesellschaft führt ein Verzeichnis über die Inhaberaktionäre sowie über die der Gesellschaft gemeldeten wirtschaftlich berechtigten Personen.
  2. Dieses Verzeichnis enthält den Vor- und den Nachnamen oder die Firma sowie die Adresse der Inhaberaktionäre und der wirtschaftlich berechtigten Personen. Es enthält die Staatsangehörigkeit und das Geburtsdatum der Inhaberaktionäre.
  3. Die Belege, die einer Meldung nach den Artikeln 697i und 697j zugrunde liegen, müssen während zehn Jahren nach der Streichung der Person aus dem Verzeichnis aufbewahrt werden.
  4. Hat die Gesellschaft nach Artikel 697k einen Finanzintermediär bezeichnet, so ist dieser für die Führung des Verzeichnisses und die Aufbewahrung der Belege zuständig.
  5. Das Verzeichnis muss so geführt werden, dass in der Schweiz jederzeit darauf zugegriffen werden kann.

Vgl. in diesem Zusammenhang Art. 790a OR für die GmbH.

Art. 747 OR
V. Aufbewahrung von Aktienbuch, Geschäftsbüchern und Verzeichnis

  1. Das Aktienbuch, die Geschäftsbücher und das Verzeichnis nach Artikel 697l sowie die diesen zugrunde liegenden Belege müssen während zehn Jahren nach der Löschung der Gesellschaft an einem sicheren Ort aufbewahrt werden. Dieser Ort wird von den Liquidatoren bezeichnet oder, wenn sie sich nicht einigen können, vom Handelsregisteramt.
  2. Das Aktienbuch sowie das Verzeichnis sind so aufzubewahren, dass in der Schweiz jederzeit darauf zugegriffen werden kann.

Vgl. in diesem Zusammenhang Art. 826 OR für die GmbH, Art. 913 für die Genossenschaft und Art. 590 OR für die Kollektivgesellschaft.

Für die Form der Aufbewahrung der Belege, die einer Eintragung im Aktien- bzw. Stammanteilsbuch bzw. Verzeichnis der Genossenschafter oder einer Meldung nach Art. 697i/790a OR (Meldung des Erwerbs von Inhaberaktien/Stammanteilen) oder Art. 697j/790a OR (Meldung der an Aktien/Stammanteilen wirtschaftlich berechtigten Person) zugrunde liegen, können die Vorschriften für die Aufbewahrung von Geschäftsbüchern und Buchungsbelegen gemäss Art. 958f Abs. 3 OR analog herangezogen werden.

Obwohl Merak SA die entsprechende Liste mit grösster Sorgfalt erstellt hat, übernehmen wir keine Haftung für Irrtümer oder zwischenzeitlich vorgenommene Änderungen der gesetzlichen Vorschriften.

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