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Vielleicht kann Ihnen unsere Rubrik FAQ / Häufig gestellte Fragen weiterhelfen.

1. Verwahrung und Archivmanagement

Die Aufbewahrung und das Management aller Arten von Dokumenten bilden unser Kerngeschäft und wir nutzen jede Gelegenheit, die Qualität der Lagerhaltung noch weiter zu optimieren. Darüber hinaus behandeln wir jeden Datenträger gemäss seinen spezifischen Eigenschaften sowie nach den internationalen Normen oder Ihren ganz persönlichen Wünschen. Einige Beispiele für Massnahmen zum Schutz Ihrer Daten: sorgfältig ausgewählte Verpackungen (Kartons aus säurearmem und undurchlässigem Material oder Bereitstellung von Paletten), Kontrolle von Luftfeuchtigkeit und Raumtemperatur, Beleuchtung mit wenig UV-Strahlung, Brandschutz und Brandbekämpfung, Gitterböden usw.

Nein. Wir glauben, dass Sie in der Lage sein sollten, einen Vertrag kurzfristig zu kündigen, wenn Sie nicht zufrieden sind. Aus diesem Grund sind die Verträge mit Merak grundsätzlich offen. Sie laufen so lange bis Sie ein anderes Arrangement wünschen. Der Vertrag endet gemäss der vereinbarten Kündigungsfrist. Dieser Zeitraum ist übrigens für Sie viel kürzer als für Merak! Dies beweist das Vertrauen und die dauerhafte Zufriedenheit unserer Kunden.

Merak führt dies gemäss Ihren Wünschen sorgfältig aus. Hierzu zählt auch das Löschen und Wiederherstellen von Daten. Und wir bieten noch mehr: Sie können aus einem regelmässig aktualisierten Inventar oder einem dauerhaften Online-Inventar auswählen. In beiden Fällen erfolgt die Suche nach archivierten Objekten im Nu: ermöglicht wird dies durch die intuitive Software von Merak und ihren verschiedenen Suchfunktionen.

Mehrere Optionen stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Im Merak Aktenlager. Im Archivzentrum können Sie Ihre Dokumente in einem der Lesesäle einsehen. Eine elegante Lösung, z. B. im Rahmen einer Betriebsprüfung.
  • In Ihrem Büro. Merak liefert die angeforderten Dokumente in der von Ihnen gewünschten Zeit in Ihr Büro.
  • Per Fax.
  • Per E-Mail (nach der Digitalisierung).
  • Per Internet (nach der Digitalisierung).

Nein. Sie ist sogar noch günstiger – im wahrsten Sinne des Wortes – als eine Archivierung in eigener Regie. Bei Merak zahlen Sie keine feste Kosten, sondern nur das Volumen, das Sie verwenden (die Anzahl der gelagerten Kartons), und die Dienstleistungen, die Sie in Anspruch nehmen. Die Lagerung und das Management von Akten bilden die Hauptaktivitäten von Merak, alle Vorgänge in Zusammenhang mit der Archivierung von Unterlagen erfolgen mit grösster Effizienz. Das erlaubt uns, einen qualitativ hochwertigen Service zu günstigen Preisen anzubieten, von dem auch Sie profitieren können.

Ja. Vertraulichkeit ist sogar unser Leitmotiv. Hier ist der Weg, der für Ihre Akten vorgesehen ist:

  • Ihre Akten werden in unmarkierten Behältern aufbewahrt, die mit einem eindeutigen Strichcode versehen sind. Die Behälter können ausschliesslich anhand dieses Codes identifiziert werden.
  • Sofern Sie nicht selbst den Transport organisieren möchten, übernehmen Merak-Mitarbeiter den Transport zum Archivzentrum, die speziell für diese Aktivität verantwortlich sind.
  • Bei der Ankunft übernimmt der Leiter des Lagerhauses die Verantwortung. Die Behälter werden im Lager computergesteuert verteilt, abhängig vom verfügbaren Raum sowie von Grösse und Gewicht der Behälter.
  • Am Zielort werden die Behälter von den Merak-Mitarbeitern manuell auf die Archivregale eingereiht.
  • Ihre Akten werden so unter Zehntausenden identischer Behältern verteilt, dass nur das Merak-Inventarsystem in der Lage ist, sie zu identifizieren.
  • Sie wünschen eine zusätzliche Garantie? Merak kann die Behälter versiegeln und mit einer weiteren unverwechselbaren Kontrollnummer versehen.

Ja. Folgendes wird versichert:

(a) der Standard-Wiederbeschaffungswert pro Archivbehälter für Akten, die durch ein Feuer komplett zerstört wurden sowie für Schäden durch den Einsatz von Feuerlöschern oder bei Verlust;

(b) die Kosten für die Wiederherstellung von Akten, die durch eine Katastrophe beschädigt wurden; 

Ja. Alle Archivierungszentren von Merak verfügen über mehrere Lesesäle. Sie stehen Ihnen kostenlos zur Verfügung und können abhängig vom Umfang der zu prüfenden Akten ausgewählt werden. Selbstverständlich können Sie auch Fotokopien machen.

Ja. Die Behälter werden vor Ihren Augen versiegelt. Die unverwechselbaren Siegelnummern werden ausserdem in alle relevanten Dokumente aufgenommen: Inventarliste, Lieferschein und ggf. Vernichtungsnachweis. Sie können die Siegel jederzeit kontrollieren: Beim Abholen, beim Empfang, während der Vernichtung von Objekten usw. oder wann immer Sie wollen.

Ja, natürlich. Merak fertigt u. a. eine detaillierte Aufstellung aus, die neben der Inventarnummer eine Beschreibung enthält.

Ja. Wenn Sie bei der Lagerung Ihrer Akten einen Zeitpunkt zur Vernichtung angeben, wird Merak Sie benachrichtigen, wenn das Datum der gewünschten Vernichtung näher rückt und Sie bitten, die Vernichtung zu bestätigen. Nach der Vernichtung erhalten Sie eine Bescheinigung mit Angaben zu den betreffenden Dokumenten.

Ja. Wir erstellen Ihnen auch gerne einen Kostenvergleich. Nennen Sie uns Ihre Anforderungen sowie Art und Umfang des zu archivierenden Materials und wir erstellen Ihnen für das laufende Jahr und die Folgejahre eine übersichtliche Budgetberechnung. Diese Berechnung ist transparent: Sie kennen im Voraus genau den Einzelpreis aller Dienstleistungen, die wir Ihnen anbieten können.

Ja. Merak verfügt über grosse Kapazitäten, was die Organisation einer Archivübernahme betrifft – dazu zählen auch Inventar, Verpackung und Transport. Darüber hinaus haben die Archivzentren von Merak mehr als genug Platz, um sofort und dauerhaft auch grosse Mengen an Akten aufzunehmen.

Wann immer Sie wollen: Rund um die Uhr, auch am Wochenende und an Feiertagen. Natürlich auch online, wenn Sie möchten.

Nur die Personen, die von Ihnen autorisiert sind. Selbstverständlich können Sie die Autorisierung auf bestimmte Akten begrenzen. Und das ist noch nicht alles: Dank des unschlagbar leistungsfähigen Scansystems von Merak wissen Sie stets jederzeit genau, wer ein Dokument eingesehen oder angefordert hat! Nützliche Informationen über die Kosten Ihres Archivs, die bei der Rechnungsstellung auf die Abteilungen Ihres Unternehmens verteilt werden können.

Ja. Wir machen Ihnen gerne Angaben zu Referenzen. Sie werden so ausgewählt, dass sie Ihren Anforderungen für die zu archivierenden Unterlagen entsprechen.

2. Backup

Merak verfügt über narrensichere Systeme, zu denen regelmässige Überprüfungen gehören und die eine Rotation Ihrer Backups gemäss Plan gewährleisten.

Der eigene Kurierdienst von Merak übernimmt den Transport vom und zum Kunden. Alle unsere Fahrzeuge stehen in ständigem Kontakt mit der Dispositionszentrale. Diese kennt jederzeit die Position jedes einzelnen Fahrzeugs und kann die Transportstrecke anpassen und sogar rekonstruieren. Um die Bildung von Kondenswasser auf den magnetischen Datenträgern zu vermeiden, stellt Merak eine gleitende Anpassung von der Lager- auf die Umgebungstemperatur sicher. Zu diesem Zweck ist der Laderaum der Transportfahrzeuge isoliert und mit einem „intelligenten“ Temperaturregler ausgestattet. Daher sind magnetische Datenträger sofort nach der Lieferung an den Kunden einsatzbereit, auch bei extremen Witterungsbedingungen.

Der Zeitrahmen für Transporte magnetischer Datenträger auf Abruf wird mit dem Kunden bei Abschluss des Vertrages festgelegt. Die Dauer – in Stunden zwischen Bestellung und Lieferung – ist demnach vertraglich garantiert.

Jeder Vorgang wird auf unterschiedliche Weise mehrfach automatisch und/oder manuell kontrolliert. Dank Einsatz unverwechselbarer Strichcodes, die jedem Backup und Empfänger zugeordnet sind, überprüft der Computer vollautomatisch, ob die richtigen magnetischen Datenträger an die richtige Person ausgeliefert wurden.

Die Qualität und Zuverlässigkeit der Dienstleistungen basiert auf den Verfahren gemäss ISO 9001 und zahlreichen anderen Normen. Einige Beispiele: Das Computersystem von Merak wird gleichzeitig von mehreren Datenservern gesichert; es werden Datenleitungen mehrerer Telefongesellschaften genutzt. Alle Datenträgertransporte werden von einem eigenen Kurierdienst durchgeführt, der strengen Sicherheitsmassnahmen unterliegt.

Alle magnetischen Datenträger werden in Transportbehälter verpackt und in Ihrer Anwesenheit versiegelt. Diese Behälter lassen sich ohne Beschädigung des Siegels nicht öffnen. Jedes Siegel hat eine unverwechselbare Nummer, die auch in der Inventarliste und in den Behandlungsunterlagen verwendet wird.

Die meisten Kunden von Merak bevorzugen einen vertraulichen Umgang mit ihren Namen. In einigen Fällen können wir jedoch für Sie Kunden ansprechen, die bereits von der Bereitstellung vergleichbarer Dienstleistungen profitieren, um sie zu fragen, ob sie Ihnen über ihre Erfahrungen mit Merak Auskunft erteilen möchten.

Nein. Das übliche Schema ist gut durchdacht und wird schriftlich beim Abschluss Ihres Vertrages mit Merak festgelegt. Daher findet jeder Vorgang absolut automatisch statt, ohne jegliche Hektik. Darüber hinaus können Sie dieses Schema jederzeit anpassen.

Jeder Kunde von Merak verfügt über ein Inventar, das vollständig zusammen mit sämtlichen Transporten aller magnetischen Datenträger in einem Bericht erfasst ist. Sie können diese Inventarliste online überprüfen.

Ja. Sie werden vor Folgendem geschützt sicher aufbewahrt: neugierige Blicke, unerlaubter Zugriff, Diebstahl, Feuer, hohe Temperaturen, Feuchtigkeit, Wasser. Sie haben spezielle Fragen? Dann kontaktieren Sie uns.

3. Digitalisierung

In Ihrem DMS verfügt jedes Dokument über einen Strichcode, der die korrekte elektronische Inventarisierung nach Dokumententyp bestimmt. Merak scannt z. B. signierte Dokumente und übergibt Ihnen eine CD mit Ihrem Strichcode als Index.Ihre Rohdaten werden dann von Ihnen oder einem Mitarbeiter von Merak in Ihrem System eingegeben und an der richtigen Stelle in Ihre Datenbank eingefügt.

Dieser Service kann nach einem festen Übertragungsschema erfolgen: einer unserer Kuriere kommt hierzu täglich zu Ihnen. Sie übergeben ihm die Dokumente, die gescannt werden sollen, und bereits am nächsten Tag finden Sie sie auf Ihrem Computer in Ihrer sicheren Datenbank.

Zusammen mit Ihnen entwickelt Merak Ihr Projekt von A bis Z. Auf der Grundlage einer eingehenden Analyse der gewünschten Indexierung und der betreffenden Dokumententypen wird eine persönliche Demo-CD/Webseite erstellt. Diese Demo wird später gemäss Ihren Anforderungen entwickelt. Nach der Genehmigung sind unsere operativen Projektmanager bereit, alle Ihre Fragen zu beantworten. Zusammen mit Ihnen wird ein Projektplan erstellt.

Mit einem Berater von Merak bestimmen Sie das erforderliche Indexierungsniveau und die Art der Archivierung der elektronischen Kopien und Originale. Unsere Software indexiert alle Dokumente nach Ihren Vorgaben: feste Felder (Datum oder Kunde), Strichcodes oder vollständiger Text (OCR). Wenn Sie in einer Datenbank (Excel, Access) über Metadaten verfügen, können sie diesen in der Merak-Software mit einem eindeutigen Schlüssel verknüpfen – dies erspart Ihnen eine Menge Handarbeit. Der Vorteil? Alle Ihre vorhandenen Bestandsdaten verschwinden nicht, sondern werden auf einem Datenträger Ihrer Wahl zur Verfügung gestellt.

Wir bemessen die Qualität eines elektronischen Archivs anhand der einfachen Handhabung, die es bietet. Mit der Merak-Software können Sie sofort das gewünschte Dokument auffinden, das dann ausgedruckt und per e-Mail verschickt werden kann. Merak Archive Online ist die perfekte und effiziente Online-Lösung. Sie ermöglicht Ihnen, Dokumente zwischen Abteilungen oder mit den Lieferanten zu teilen. Elektronische Archive werden auf den sicheren Servern von Merak abgelegt und können online eingesehen werden. Dies alles ist für Sie ohne zusätzliche Investitionen für die Anschaffung von Servern, Backup-Verfahren oder Software-Installation möglich! Beachten Sie ausserdem, dass allein Merak eine sichere Option anbietet. Eine unsichere Option zu einem niedrigeren Preis ist unklug, da sie im Gegensatz zu anderslautenden Behauptungen, keinen Schutz gewährleisten kann.

Wenn das Hosting gescannter Dokumenten für Sie nicht interessant ist, werden Ihnen diese auf CD oder DVD übergeben und auf Wunsch wird ein Backup in unseren Safe gespeichert.

Die Dokumente können auch auf einem FTP-Server zur Verfügung gestellt werden. Eine weitere Möglichkeit ist das Hosting Ihrer digitalisierten Kopien auf unserem ultra-sicheren Server.

Bei Merak bezahlen Sie nur die variablen Kosten für den elektronischen Speicherplatz, den Sie tatsächlich in Anspruch nehmen, sowie die Anzahl der durchgeführten Digitalisierungen. Im Standard-Abonnement von Merak Archive Online ist stets eine bestimmte Anzahl an Nutzern eingeschlossen. Sie können von einem Pauschalpreis profitieren, ohne Aufpreis für die verwendete Bandbreite oder die Anzahl der Downloads. Selbstverständlich können Sie sich jederzeit zu einer der folgenden Formeln wechseln: Indexierung, Beratung oder die Lagerung.

Merak ist sich des industriellen Wertes Ihrer Dokumente bewusst und hat daher in die notwendige Infrastruktur investiert, die den gesamten Digitalisierungsprozess unterstützt. Merak garantiert ferner für eine Qualitätskontrolle und den vertraulichen Umgang mit Ihren Dokumenten. Alle von Merak angebotenen Dienstleistungen sind nach ISO 9001 zertifiziert. Die Webserver von Merak weisen eine unterbrechungsfreie Laufzeit von mehr als 99 % auf und verfügen über mehrere gespiegelte Laufwerke. Merak bewahrt Ihre physischen Dokumente in seinen Archivzentren auf – stets unter optimalen Bedingungen.

Merak bietet als Partner alles aus einer Hand und verfügt über die benötigte Kompetenz, um einen durchgängigen elektronischen Nachweisprozess zu gewährleisten – von der Digitalisierung, über die Indexierung und Beratung bis zur Eingliederung in Ihr Dokumenten-Management-System (DMS). Die Papiervorlagen werden sorgfältig in den Archivräumen von Merak aufbewahrt oder vernichtet.

Elektronische Daten werden doppelt auf den Merak-Servern gesichert oder auf CD oder DVD .

Das Scannen und die elektronische Aufbewahrung von Dokumenten bieten folgende Vorteile:

  • Einsparen von Platz, da sich das Volumen erheblich verringern lässt;
  • Zeitgewinn dank der ultra-schnellen Suche nach Datum, Nummer oder Kundennamen;
  • Steigerung der Rentabilität, da das Scannen nur einmalig erfolgt, wodurch eine physische Lagerung für viele Jahre vermieden werden kann;
  • Mehr Sicherheit durch den Einsatz von "Tokens" (Digipass) auf der Merak-Website;
  • Höhere Effizienz, da Merak über ein eigenes Scanzentrum verfügt: Sicherheit und Leistung bei der Aufbereitung und Verarbeitung der Dokumente. Das Ergebnis ist eine Flexibilität, die es uns ermöglicht, Ihre Projekte zu entwickeln und dabei Ihre Erwartungen voll zu erfüllen.

Die Digitalisierung ist bei den folgenden Dokumenten nahezu unverzichtbar:

  • unpraktisch (Baupläne);
  • umständlich (Akten);
  • aktiv oder unterzeichnet (Verträge, Rechnungen, Lieferscheine usw.);
  • geteilt (Layout).

Die Industriescanner können alle Dokumentenformate bis A0 (Pläne), aber auch Doppelseiten sowie farbiges oder Transparentzeichenpapier verarbeiten. Die Standardauflösung der gescannten Dokumente beträgt 200 dpi, aber Sie können für Ihre Pläne eine Auflösung von z. B. 400 dpi auswählen.

Es ist ebenfalls möglich, Dokumente zu scannen, die durch ihr Alter oder sogar Wassereinwirkung beschädigt sind. Die hohe Qualität unserer Scanner ermöglicht oft digitale Bilder von bemerkenswerter Qualität.

Alle Merak-Verfahren sind nach ISO 9001 zertifiziert.

Deshalb ist Merak Ihr idealer Partner für die elektronische Archivierung:

  • Abholung der zu scannenden Dokumente
  • Digitalisierung aller Formate
  • Inventarisierung der Boxen und ihrer Inhalte
  • Indexierung nach festen Feldern oder Volltexterkennung
  • Abfragen mithilfe der Merak Online Software oder von CDs oder DVDs
  • Integration in Dokumenten-Management- oder EDV-Systeme
  • Speicherung und Sicherung von elektronischen Archiven
  • Vernichtung oder Aufbewahrung der Originale

Unsere Archiv-Spezialisten suchen mit Ihnen nach der am besten geeigneten Formel, um Ihre Anforderungen zu erfüllen und Ihnen dabei zu helfen, Kosten und Nutzen zu analysieren!

4. Sicherer Cloudspeicher

Jeder Zeit, rund um die Uhr, an jedem Tag.

Der Kunde kann völlig frei die Struktur der Archive und die Zugangsrechte festlegen.

Mit einem persönlichen PIN-Code und dem zu diesem Zweck konzipierten Digipass.

Für jedes Dokument, das den Archiven hinzugefügt wird, wird ein Hash-Code erzeugt. Nach der Registrierung kann eine Datei nicht mehr geändert werden.

Die Dokumente werden in verschlüsselter Form gespeichert. Alle Bewegungen werden in einem Protokoll festgehalten.

Merak führt das Löschen von Dateien auf Wunsch des Kunden oder dessen Bevollmächtigten durch.

Alle Verbindungen und alle Downloads werden in den Statistiken erfasst, die auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Mit gar keinen: Es wird nur die Anzahl verwendeter Gigabytes berechnet.

Mit einem vordefinierten Index (Schlüsselwörter) und nach dem Inhalt der Dokumente (Texterkennung)

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