Les dispositions de l’art. 957 et suivants du Code des obligations (CO) portent sur la comptabilité commerciale et la présentation des comptes et contiennent notamment des dispositions relatives à la conservation des livres et pièces comptables, des rapports de gestion et de révision (art. 958f du CO). La durée de conservation obligatoire des documents est fixée à 10 ans (art. 958f alinéa 1 du CO). Cette disposition prévoit ce qui suit :

Art. 958f du CO
Tenue et conservation des livres

1. Les livres et les pièces comptables ainsi que le rapport de gestion et le rapport de révision sont conservés pendant dix ans. Ce délai court à partir de la fin de l’exercice.
2. Un exemplaire imprimé et signé du rapport de gestion et du rapport de révision sont conservés.
3. Les livres et les pièces comptables peuvent être conservés sur support papier, sur support électronique ou sous toute forme équivalente, pour autant que le lien avec les transactions et les autres faits sur lesquels ils portent soit garanti et que leur lecture reste possible en toutes circonstances.
4. Le Conseil fédéral édicte les dispositions relatives aux livres à tenir, aux principes régissant leur tenue et leur conservation et aux supports d’information pouvant être utilisés.

Ces dispositions (du droit commercial) en matière de conservation constituent les normes de base en Suisse et s’appliquent également à d’autres domaines du droit dans le cadre du respect des obligations de conservation (p. ex. en droit fiscal).

Les obligations en matière de comptabilité et de conservation de l’art. 958f du CO sont précisées dans l’ordonnance relative à la tenue et à la conservation des livres de comptes (ordonnance concernant la tenue et la conservation des livres de comptes, Olico, RS 221.431). L’ordonnance précise quels livres doivent être tenus, quels principes doivent être respectés dans le cadre de la tenue et, en particulier, de la conservation des livres et quels supports d’information sont autorisés pour la conservation des documents. Les principes de régularité de conservation des livres de comptes figurent aux art. 5 et suivants de l’Olico. Ces principes sont les suivants:

Art. 5 Olico
Devoir général de diligence

Les livres et les pièces comptables doivent être conservés avec soin et ordre, et tenus à l’abri des effets dommageables.

Art. 6 Olico
Disponibilité

1. Jusqu’à la fin du délai de conservation, toute personne autorisée doit pouvoir, en tout temps et dans un délai raisonnable, consulter et vérifier les livres et les pièces comptables.
2. Le personnel, les appareils et les instruments auxiliaires sont mis à disposition en tant qu’ils sont nécessaires à la consultation et à la vérification.
3. Dans le cadre du droit de consultation, la possibilité doit être offerte, à la personne autorisée qui le demande, de rendre les livres lisibles sans l’aide d’instruments auxiliaires.

Art. 7 Olico
Organisation

1. Les informations archivées sont séparées des informations actuelles, ou sont signalées de telle manière que la distinction soit possible. La responsabilité des données archivées doit être clairement réglée et consignée dans un document.
2. L’accès aux données archivées doit être possible dans un délai raisonnable.

Art. 8 Olico
Archives

Les informations sont inventoriées systématiquement et protégées contre les accès non autorisés. Les consultations et les accès sont enregistrés. Ces enregistrements sont soumis à la même obligation de conservation que les supports de données.

En ce qui concerne l’archivage électronique, on peut affirmer d’une manière générale que l’utilisation de « supports d’information non modifiables » (p. ex., WORM, CD-R ou DVD-R) est la solution la plus simple. Si l’archivage se fait sur un « support d’information modifiable » (p. ex., bandes magnétiques, CD-RW, DVD-RW, disques durs, nuages), des conditions supplémentaires doivent alors être remplies. Ces principes figurent aux art. 9 et suivant de l’Olico :

Art. 9 Olico
Supports d’information autorisés

1. Sont autorisés pour la conservation de documents:
• les supports d’information non modifiables, notamment le papier, les supports d’images et les supports de données non modifiables ;
• les supports d’information modifiables si :
1. des procédés techniques (p. ex. signature électronique) sont utilisés, qui garantissent l’intégrité des informations enregistrées,
2. le moment où les informations ont été enregistrées peut être prouvé sans possibilité de falsification (p. ex. grâce à un système d’horodatage),
3. les autres prescriptions relatives à l’utilisation du procédé en question qui existent au moment de l’enregistrement sont respectées, et
4. les procédures et les modes d’utilisation de ces supports sont consignés et les informations nécessaires (protocoles, journal de bord des connexions [log files]) sont également conservées.
2. Les supports d’information sont réputés modifiables lorsqu’ils peuvent être modifiés ou effacés sans que l’opération soit détectable sur le support de données lui-même (p. ex. bandes magnétiques, disquettes magnétiques ou optico-magnétiques, disques durs ou disques amovibles, disques à l’état solide [solid-state]).

Art. 10 Olico
Contrôle et migration des données

1. L’intégrité et la lisibilité des supports d’information sont régulièrement contrôlées.
2. Le format des données peut être modifié et les données peuvent être transférées sur d’autres supports d’information (migration), s’il est garanti :
• que les informations restent complètes et exactes, et
• que la disponibilité et la lisibilité continuent de satisfaire aux exigences légales.
3. Le transfert des données d’un support d’information à un autre doit faire l’objet d’un procès-verbal. Ce dernier est conservé avec les informations.

Les dispositions concernant la transparence pour la société anonyme, la société à responsabilité limitée (Sàrl) et la société coopérative sont entrées en vigueur le 1er Juliette 2015. Conformément à ces dispositions les pièces justificatives de l’inscription au registre des actions, au registre des parts sociales, à la liste des associés de la société coopérative ou d’une annonce conformément à l’art. 697i CO (annonce de l’acquisition d’action au porteur) ou conformément à l’art. 697j/790a CO (annonce de l’ayant droit économique des actions ou des parts sociales) doivent être conservées pendant dix ans après la radiation de la personne du registre des actions, du registre des parts sociales, la liste des associés de la société coopérative ou de la liste conformément à l’art. 697l CO. Les dispositions sont libellées comme suit :

Art. 686 CO
4. Registre des actions

1. La société tient un registre des actions, qui mentionne le nom et l’adresse des propriétaires et des usufruitiers d’actions nominatives. Elle tient ce registre de manière à ce qu’il soit possible d’y accéder en tout temps en Suisse.
2. L’inscription au registre des actions n’a lieu qu’au vu d’une pièce établissant l’acquisition du titre en propriété ou la constitution d’un usufruit.
3. La société est tenue de porter cette mention sur le titre.
4. Est considéré comme actionnaire ou usufruitier à l’égard de la société celui qui est inscrit au registre des actions.
5. Les pièces justificatives de l’inscription doivent être conservées pendant dix ans après la radiation du propriétaire ou de l’usufruitier du registre des actions.

Cf. aussi art. 790 CO concernant la Sàrl et art. 837 CO concernant la société coopérative.

Art. 697l CO
IV. Liste

1. La société tient une liste des détenteurs d’actions au porteur et des ayants droit économiques annoncés à la société.
2. Cette liste mentionne soit le prénom et le nom soit la raison sociale ainsi que l’adresse des détenteurs d’actions au porteur et des ayants droit économiques. Elle mentionne la nationalité et la date de naissance des détenteurs d’actions au porteur.
3. Les pièces justificatives de l’annonce au sens des art. 697i et 697j doivent être conservées pendant dix ans après la radiation de la personne de la liste.
4. Si la société a désigné un intermédiaire financier conformément à l’art. 697k, c’est à lui qu’incombe l’obligation de tenir la liste et de conserver les pièces justificatives de l’annonce.
5. La liste doit être tenue de manière à ce qu’il soit possible d’y accéder en tout temps en Suisse.

Cf. aussi art. 790a CO concernant la Sàrl.

Art. 747 CO
V. Conservation du registre des actions des livres de la société et de la liste

1. Le registre des actions, les livres de la société, la liste visée à l’art. 697l et les pièces justificatives qui la concernent, doivent être conservés pendant dix ans après la radiation de la société en un lieu sûr. Celui-ci est désigné par les liquidateurs ou, si ces derniers ne peuvent s’entendre, par l’office du registre du commerce.
2. Le registre des actions et la liste doivent être conservés de manière à ce qu’il soit possible d’y accéder en tout temps en Suisse.

Cf. aussi art. 826 CO concernant la Sàrl, art. 913 CO concernant la société coopérative et art. 590 CO concernant la société en nom collectif.

Pour la forme de la conservation des pièces justificatives de l’inscription au registre des actions, au registre des parts sociales, à la liste des associés de la société coopérative ou d’une annonce conformément à l’art. 697i CO (annonce de l’acquisition d’action au porteur) ou l’art. 697j/790a CO (annonce de l’ayant droit économique des actions ou des parts sociales) les dispositions relatives à la conservation des livres et les pièces comptables selon l’art. 958f alinéa 3 CO peuvent être appliquées par analogie.