Une multinationale des médias témoigne

Sanoma Media Belgium libère de l’espace et réduit ses dépenses grâce à Merak

Après son déménagement dans un bâtiment plus petit à Mechelen-Zuid, Sanoma Media Belgium a confié une grande partie de ses archives à Merak. Merak a également numérisé le flux complet de factures de l’entreprise. Cellesci sont d’abord scannées et enrichies puis mises à disposition du département financier avec divers paramètres. Cette nouvelle façon d’archiver est bien moins coûteuse et fait gagner beaucoup de place.

Sanoma Media Belgium fait partie du Groupe Sanoma. Cette multinationale des médias et de la formation est active dans plus de 20 pays sur différents canaux médiatiques, de la presse écrite aux médias numériques. L’éditeur a transféré en 2014 ses sites de Diegem, Berchem et Pulderbos dans un nouveau bureau plus petit à Mechelen-Zuid.

Le Nouveau Travail

Grâce au « Nouveau Travail. », la surface allouée aux plus de 400 employés de Sanoma a pu passer de 18 000 m² à 12 000 m². Les gens travaillent plus à la maison, il y a plus de « bureaux flexibles. » et de casiers où ranger un ordinateur portable et quelques affaires personnelles. Le déménagement à Malines a également réduit la place disponible par employé pour stocker les dossiers et magazines. Chaque collaborateur devait recevoir un demi-mètre d’espace de stockage dans une des armoires communes du bureau. Il est toutefois apparu que c’est largement insuffisant, raison pour laquelle Sanoma s’est mis à la recherche d’un archivage externe afin de compenser le manque de place.

Une vraie satisfaction

Sanoma Media Belgium a fait de Merak son archiviste attitré. Karen Van Steenberghe, Facility Manager chez Sanoma Media Belgium, explique ce choix : « Merak avait déjà archivé plus de 8 000 de nos boîtes avant notre déménagement, et ce à notre grande satisfaction. Voilà pourquoi nous avons décidé de faire à nouveau appel à eux. Merak a offert à chacun de nos collaborateurs la possibilité de décider s’ils voulaient conserver leurs archives de façon numérique ou physique. La plupart d’entre eux ont opté – de manière surprenante – pour l’archivage physique. »

La montagne de papier s’est envolée

L’indexation et la consultation passent par l’outil en ligne Merak Inventory Online (MIO). Karen Van Steenberghe ajoute : « Lorsqu’on veut numériser un flux de documents, il faut soit investir lourdement dans un système de scannage, soit sous-traiter. Un scanner professionnel coûte 35 000 euros, une dépense qu’on peut éviter en sous-traitant ce processus. Merak dispose par ailleurs de l’expertise nécessaire pour enrichir les documents scannés. Vous pouvez faire d’un document papier un fichier texte grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR). En y joignant certains paramètres, les fichiers peuvent être facilement retrouvés et consultés. C’est un énorme avantage. » L’externalisation du traitement des factures entrantes des fournisseurs est un élément important de la collaboration entre Sanoma et Merak. Comme l’explique Ignaas Merckx, Finance Manager chez Sanoma Media Belgium : « Notre département financier était confronté à la plus haute montagne de papier de l’entreprise. Nous voulions y remédier dans notre nouveau bureau en mettant fin au flux de papier qui s’entassait dans le département financier. Plus de 36 000 factures par an étaient concernées. C’est un processus assez sensible aux erreurs et certaines factures n’étaient pas traitées assez vite, au déplaisir de nos fournisseurs et freelancers. »

Des économies tangibles

Toutes les factures entrantes arrivent directement chez Merak. L’entreprise ouvre les enveloppes, scanne puis numérise les factures dans son site de scannage de Schelle. Celles-ci sont ensuite disponibles via le portail MIO. Merak indexe chaque facture et lui attribue une dizaine de paramètres. Ensuite, le département financier de Sanoma importe les factures dans le logiciel comptable de l’entreprise, sous la forme de fichiers XML. En 48 heures, tout le monde peut consulter une facture via les systèmes. Ce traitement représente aussi bien un gain de place ainsi qu'un avantage financier pour Sanoma.

Malgré l’ampleur et l’impact des processus d’archivage sur l’organisation, Sanoma est très satisfait de sa collaboration avec Merak. Ignaas Merckx ajoute : « Merak a mis sur pied un workflow numérique complet en une semaine et demie, un vrai record. C’est encore plus impressionnant lorsqu’on sait tout ce qui doit être fait d’un point de vue informatique et logistique. Il y a en permanence des choses qu’il faut modifier. Nous avons un seul point de contact chez Merak et les problèmes sont rapidement résolus lorsque nous l’appelons. Merak est très orienté client et proactif. À chaque réunion périodique, Merak nous propose des améliorations potentielles, telles qu’une description uniforme du contenu des boîtes physiques. Le processus de facturation et l’enrichissement des données se déroulent désormais de manière optimale. Nous ne devons plus nous en occuper."