Merak scanne vos livres et documents papier, puis les met à votre disposition sous forme électronique

Les nouveaux modes de travail, la numérisation des tâches et la disparition du papier dans les bureaux sont autant d'évolutions qui réclament la numérisation des dossiers et des documents. L'augmentation constante des quantités de papier entraîne la hausse de vos frais généraux, vous rend plus vulnérable aux vols ou aux détériorations et fait perdre beaucoup de temps à votre service clientèle pour retrouver les dossiers recherchés. Par ailleurs, vous devez aussi réserver un grand espace physique dans votre entreprise pour le stockage de tous ces papiers. Pour éviter tous ces inconvénients, il vous suffit de numériser vos archives.

La numérisation de vos documents sur papier vous permet d'y accéder partout et à tout moment, quel que soit l'endroit où ils se trouvent. La numérisation paraîtra encore plus intéressante si l'on sait que 70 % des entreprises commencent à avoir des problèmes au bout de trois semaines en cas de perte de tous leurs papiers, lors d'un incendie par exemple. Une fois numérisés, vos documents sont en sécurité, en cas d'incendie comme de vol. Merak vous propose une solution.

Merak scanne vos livres, documents et dossiers

Le service de scannage de Merak vous permet de scanner en toute simplicité l'intégralité de vos archives papier. Vous pouvez ensuite mettre vos données à la disposition de toutes les personnes qui en ont besoin, de manière numérique.
Il ne vous est pas nécessaire d'installer de logiciels et vos documents et dossiers scannés sont conservés chez Merak, sur un serveur sécurisé. L'archivage est sûr, pratique et permet les recherches. Étant donné que chaque requête est conservée dans les journaux, vous êtes en permanence informé du nom du demandeur, des documents demandés et de la date de cette recherche.

Le système Merak

Après une concertation initiale au cours de laquelle nous passons en revue tous vos besoins, nous vous faisons parvenir les boîtes d'archivage Merak nécessaires. Si vous le souhaitez, nous pouvons venir vous aider à placer vos archives papier dans nos boîtes. Un coursier de Merak enregistre les boîtes avant de les emporter pour les confier au service de scannage de Merak.
Toutes les boîtes y reçoivent la mention d'entrée « IN » et vos documents sont préparés pour leur numérisation. Tous les trombones, agrafes et post-it sont enlevés des documents et, si vous le souhaitez, remis en place à l'issue du scannage. Les documents sont ensuite scannés et indexés, avant de passer par notre contrôle de qualité. Après leur approbation, nous vous livrons les documents numérisés sur le support de votre choix.

Que faire des fichiers originaux ?

Trois options vous sont proposées :

Vous pouvez conserver les archives papier originales dans votre entreprise.
Vous pouvez conserver les fichiers papier d'origine chez Merak. Nous assurons leur archivage de manière très professionnelle, anonyme et sous de sévères conditions.
Vos documents numérisés sont détruits, une fois que leur délai de conservation est écoulé.